Насамперед, що потрібно зробити - вивчення рішення податкової про проведення виїзної перевірки вашого підприємства. Виникають ситуації, коли компанію відвідують несправжні інспектори. Тому потрібно доручити співробітнику, відповідальному за взаємодію з контролерами, переписати дані інспекторів. Він повинен зателефонувати в податкову, і там уточнити - чи дійсно заплановано перевірку і чи такі співробітники числяться в штаті. Також ці заходи рекомендують і самі співробітники ДФС. Але не слід перешкоджати відвідуванню території для офіційного доступу податківців. Коли інспектори прийшли в компанію, потрібно спільно зі своїм головним бухгалтером або юристом ознайомитися зі списком податків за період, що підлягають перевірці. Слід нагадати, що податкова перевірка можлива тільки за останні 3 роки.
Підготуйте спеціальне приміщення для інспекторів. Не завжди виїзна податкова перевірка буде на об'єкті платника податків. Слід підготувати інспекторам окреме приміщення, обмеживши при цьому доступ до оригіналів і виключивши спілкування з рядовими працівниками компанії. Щоб не було розбіжностей з інспекторами, після надходження інформації про плановану виїзну перевірку, на розгляд інспекції слід одразу надіслати лист із зазначенням місця проведення.
Дотримуйтесь строків подання документів. Дата початку виїзної перевірки - день винесення відповідного рішення податкової інспекції. Далі про нього співробітник податкової повинен повідомити директора (або ж представника компанії за довіреністю) про таке рішення під розписку. Зазвичай разом із цим рішенням вручається також вимога компанії надати копії документів. Отже, у інспекторів є право в перший день вимагати оригінали. Але справедливості заради скажемо, що вони не завжди вдаються до таких заходів. У підприємства за законодавством є 10 днів для підготовки копій потрібної документації.
Проінструктуйте співробітників, як потрібно поводитися під час перевірки. Основне завдання працівників під час перевірки - не нашкодити. Їх слід проінспектувати - точно слідувати вказівкам головного бухгалтера та уникати розмов з інспекторами. Спілкуватися з контролерами повинен призначений вами співробітник з достатніми навичками і досвідом - як правило, вибір робиться на користь головного бухгалтера. Усім топ-менеджерам, особливо тим, хто працює у філіях, потрібно донести: вони повинні будуть надати необхідні документи без зайвих погоджень одразу ж на першу вимогу головбуха.
Переконайтеся, що в архіві є всі оригінали, а в оригіналах - усі підписи. Досить поширеними є ситуації, коли працівники передають до бухгалтерії копії, обіцяючи принести оригінали пізніше. У результаті бухгалтерії доводиться вести облік господарської операції без наявності оригіналу, що суперечить законодавству. Минає час, змінюються співробітники, але оригінали так і не передаються. Такі порушення виявляються практично за результатами кожної перевірки, тому обов'язково потрібно контролювати наявність оригіналів у бухгалтерії, а також зазначення всіх необхідних підписів і реквізитів на місці. Адже практика підтверджує поширеність проблеми у вигляді відсутності підписів посадових осіб.
Віддаючи документи, видаліть із них зайві позначки. Бухгалтери під час роботи з документами нерідко залишають різні помітки на оригіналі олівцем. Через певні позначки інспектори можуть порахувати - підприємство не володіло належною обачністю під час угоди, що провокує певні претензії з їхнього боку.
іксуйте в реєстрах, які документи Ви передаєте перевіряючим. Рекомендується зазначати в реєстрах подання всіх документів - включно з оригіналами та копіями. Складаються реєстри у 2 примірниках, повинні обов'язково завірятися підписи з боку того, хто здає і приймає. Це розпорядження в присутності інспекторів потрібно віддати головбуху. Завдяки цьому компанія виграє час і вдасться зрозуміти, що потрібно податківцям.
Слід перевірити архіви - якщо виникнуть складнощі в пошуку довільного документа, потрібно внести відповідні зміни до свого порядку зберігання. Групуйте документи в архівах за роками, а не за контрагентами. Декому здається, що не може бути нічого простішого для забезпечення збереження документів - достатньо підшити їх у папку і зберігати. Але проводиться перевірка за певні періоди - якщо групуєте договори не за роками, а за контрагентами, знадобляться додаткові витрати часу для пошуку, та й співробітника доведеться відволікати від прямих обов'язків.