В первую очередь, что нужно предпринять - изучение решения налоговой о проведении выездной проверки вашего предприятия. Возникают ситуации, когда компанию посещают ненастоящие инспекторы. Поэтому нужно поручить сотруднику, ответственному за взаимодействие с контролерами, переписать данные инспекторов. Он должен позвонить в налоговую, и там уточнить - действительно ли запланирована проверка и такие сотрудники числятся в штате. Также эти меры рекомендуют и сами сотрудники ДФС. Но не следует препятствовать посещению территории для оффициаольного доступа налоговиков. Когда инспекторы пришли в компанию, нужно совместно со своим главным бухгалтером либо юристом ознакомиться со списком налогов за период, подлежащих проверке. Следует напомнить, что налоговая проверка возможна только за последние 3 года.
Подготовьте специальное помещение для инспекторов. Не всегда выездная налоговая проверка будет на объекте налогоплательщика. Следует подготовить инспекторам отдельное помещение, ограничив при этом доступ к подлинникам и исключив общение с рядовыми работниками компании. Чтобы не было разногласий с инспекторами, после поступления информации о планируемой выездной проверке, на рассмотрение инспекции следует сразу направить письмо с указанием места проведения.
Соблюдайте сроки представления документов. Дата начала выездной проверки - день вынесения соответствующего решения налоговой инспекции. Далее о нем сотрудник налоговой должен уведомить директора (либо же представителя компании по доверенности) о таком решении под расписку. Обычно вместе с данным решением вручается также требование компании предоставить копии документов. Следовательно, у инспекторов есть право в первый день требовать подлинники. Но справедливости ради скажем, что они не всегда прибегают к таким мерам. У предприятия по законодательству есть 10 дней для подготовки копий нужной документации.
Проинструктируйте сотрудников, как нужно вести себя во время проверки. Основная задача работников при проверке - не навредить. Их следует проинспектировать - точно следовать указаниям главного бухгалтера и избегать разговоров с инспекторами. Общаться с контролерами должен назначенный вами сотрудник с достаточными навыками и опытом - как правило, выбор делается в пользу главного бухгалтера. Всем топ-менеджерам, особенно работающим в филиалах, нужно донести - должны будут предоставить необходимые документы без лишних согласований сразу же при первом требовании главбуха.
Убедитесь, что в архиве есть все подлинники, а в подлинниках - все подписи. Довольно распространены ситуации, когда работники передают в бухгалтерию копии, обещая принести подлинники позже. В результате бухгалтерии приходится вести учет хозяйственной операции без наличия подлинника, что противоречит законодательству. Проходит время, меняются сотрудники, но подлинники так и не передаются. Такие нарушения выявляются практически по результатам каждой проверки, поэтому обязательно нужно контролировать наличие оригиналов в бухгалтерии, также указание всех необходимых подписей и реквизитов на месте. Ведь практика подтверждает распространенность проблемы в виде отсутствия подписей должностных лиц.
Отдавая документы, удалите с них лишние пометки. Бухгалтеры во время работы с документами нередко оставляют различные пометки на оригинале карандашом. Из-за определенных пометок инспекторы могут посчитать - предприятие не обладало должной осмотрительностью во время сделки, что провоцирует определенные претензии с их стороны.
Фиксируйте в реестрах, какие документы Вы передаете проверяющим. Рекомендуется отмечать в реестрах представление всех документов - включая оригиналы и копии. Составляются реестры в 2 экземплярах, должны обязательно заверяться подписи со стороны сдающего и принимающего. Данное распоряжение в присутствии инспекторов нужно отдать главбуху. Благодаря этому компания выигрывает время и удастся понять, что нужно налоговикам.
Следует проверить архивы - если возникнут сложности в поиске произвольного документа, нужно внести соответствующие изменения в свой порядок хранения. Группируйте документы в архивах по годам, а не по контрагентам. Некоторым кажется, что не может быть ничего проще для обеспечения сохранности документов - достаточно подшить их в папку и хранить. Но проводится проверка за определенные периоды - если группируете договоры не по годам, а по контрагентам, понадобятся дополнительные траты времени для поиска, да и сотрудника придется отвлекать от прямых обязанностей.
